Strategische Stafdiensten en SSC’s

Kwaliteitsagenda ondersteunende diensten en Shared Service Centers

Inleiding

De diensten en staven, willen in een gezamenlijke, integrale aanpak gepersonaliseerd en hybride onderwijs structureel mogelijk maken. Daarbij willen wij alle daarvoor noodzakelijke componenten ontwikkelen én toepassen in pilots en beschikbaar maken voor de gehele school. Bij toepassing in meerdere colleges delen wij de verantwoordelijkheid voor afstemming en kennisdeling met de diensten. De uitvoering ligt bij het onderwijs. De componenten willen wij optimaal op elkaar laten aansluiten.

Om deze ambitie te realiseren hebben we vier maatregelen opgesteld. Hieronder beschrijven we wat we hebben gedaan en bereikt. Ook geven we de doelstellingen voor de komende jaren aan.

1. Bijdragen aan en data ondersteund gepersonaliseerd en hybride onderwijs

De ondersteunende diensten en Shared Service Centers dragen bij aan de ontwikkeling van gepersonaliseerd en hybride onderwijs. Dat doen ze door een onderwijsvisie te formuleren en beleid op te stellen, het onderwijs te faciliteren en regie te voeren op gepersonaliseerd en hybride onderwijs. Ook ontwikkelen we faciliteiten die nodig zijn om data te verzamelen en te benutten. Daarnaast zetten we ook in op dataverzameling en datagebruik om het gehele leerproces van de student te ondersteunen (learning analytics).

Doelstellingen

Effectdoel IndicatorenNulmeting 2018Doel 2020Doel 2022
Colleges zijn in voldoende mate ondersteund (voorwaarden-scheppende activiteiten) om gepersonaliseerd leren te implementeren.· Ontwikkeling en brede inzet van ontwikkelinstrument gepersonaliseerd onderwijs en een significante vooruitgang in de mate waarin een student zijn/haar opleiding kan personaliseren.

· Een technische en digitale infrastructuur die gepersonaliseerd leren mogelijk maakt.

· Zie mijlpaal 2020.

· EduArte.

· Maatwerk in Onderwijscatalogus.

· ELO ontbreekt.

· Management-informatie niet leerprestatiegericht.

· Untis.

· Ontwikkelinstrument is gereed, in gebruik en nulmeting voor alle opleidingen is uitgevoerd.

Aan de hand van de nulmeting concretiseren MBO Colleges de te behalen doelen voor 2022.

· Xedule pilots.

· Robot testen.

· Datalaag ter voorbereiding, o.a. learning analytics .

· Pilot DLO.

· I-coaches pilots.

· Pilot chatbox.

· De MBO Colleges hebben bij nieuwe meting de doelen in kader van personaliseren van het onderwijs behaald.

· Osiris.

· Onderwijscatalogus in standaardoplossing.

· brede implementatie Xedule.

· ELO.

· Robot operatief in gehele Shared Service Center Administraties.

· Learning analytics.

· Chatbot.

· Dataketen selfservice, experiment blockchain.

Colleges zijn in voldoende mate ondersteund (voorwaarden-scheppende activiteiten) om hybride onderwijs te implementeren.· Ontwikkeling en brede inzet van het mboRijnland hybride onderwijs ontwikkelinstrument en een significante vooruitgang in de mate waarin een student onderwijs in een hybride setting ontvangt

· Ontwikkelen van hybride onderwijs faciliteiten en infrastructuur te weten

· Zie mijlpaal 2020.

· Dutch Innovation Factory

· Hybride onderwijs ontwikkelinstrument is gereed, in gebruik en nulmeting voor alle opleidingen is uitgevoerd. Adhv nulmeting concretiseren colleges de te behalen doelen voor 2022

· Grey Valley

· Tango

· Forum

· Plaza

· Plint Leiden

· Typologieën hybride onderwijs uitwerken t.b.v. bepalen benodigde ondersteuning.

· Colleges hebben bij nieuwe meting de doelen in kader van hybridisering van het onderwijs behaald.

· Realiseren hybride omgevingen o.b.v. typologieën

Stand van Zaken per 31 december 2019
We wijken niet af van de planning. De instrumenten Hybride onderwijs en Gepersonaliseerd leren zijn ontwikkeld op basis van praktijkervaringen en (wetenschappelijk) onderzoek met behulp van docenten, teamleiders en directeuren. Ze zijn gedeeld met de organisatie. Colleges zijn ermee aan de slag gegaan. We zijn ook gestart met het verrijken van het instrument met good practices van binnen en buiten mboRijnland voor verdere inspiratie van de gebruiker.

Voor het mogelijk maken van gepersonaliseerd en hybride onderwijs hebben we richtinggevende uitspraken geformuleerd – de “basisprincipes architectuur”. Daarnaast hebben we een start gemaakt met het vereenvoudigen van de data-architectuur door het opstellen van een instellingsbreed-gegevensmodel. Ook is de cloud infrastructuur voor een data-warehouse (datalaag) gerealiseerd. Dit gaan we het komende jaar vullen met de gegevens uit de bronsystemen. Er is een nieuw systeem voor plannen en roosteren aanbesteed (Xedule) en de specificaties voor het nieuwe student-informatie-systeem (OSIRIS) zijn opgesteld (in samenwerking met andere ROC’s waarmee gezamenlijk is aanbesteed). Hiermee is de basis gelegd voor data-ondersteund gepersonaliseerd en hybride onderwijs.

Betrokkenheid docenten
In de kenniskringen, op onderwijsconferenties en in toetsing sessies met projectleiders Kwaliteitsagenda en vertegenwoordigers uit colleges en staf is en wordt de komende jaren samen invulling gegeven aan het Hybride en Gepersonaliseerd onderwijs.

In diverse settings, zoals Yurts, onderwijsconferenties, collegedagen, teamoverleggen, weekstarts is de dialoog gevoerd over de metromap (met daarop de projecten van de staf kwaliteitsagenda). Het gesprek over het belang van het werken onder architectuur en een nieuwe datalaag en welke bijdrage deze leveren aan hybride en gepersonaliseerd onderwijs, waren onderdeel van die dialoog.

Betrokkenheid studenten
Bij de strategische dialoog over hybride en gepersonaliseerd onderwijs is ook de studentenraad vertegenwoordigd.

Bij het beschrijven van de user journeys is rekening gehouden met verschillende doelgroepen van studenten; bijvoorbeeld verschil in informatieverwerking tussen studenten van niveau 1/2 versus studenten van niveau 3/4 en volwassen studenten die contractonderwijs afnemen. Hiervoor zijn verschillende persoonsbeschrijvingen opgesteld. Hiermee is de basis gelegd om deze te toetsen en de komende jaren voor verdere uitwerking van de user journeys te gebruiken.

Betrokkenheid bedrijfsleven
Symposium hybride onderwijs gehouden op de Derde Donderdag en een Workshop Ontwikkelmodel gegeven tijdens de conferentie Gepersonaliseerd leren en breed opleiden op 26 november 2019.

Voor het uitwisselen van gegevens met bedrijven binnen het lerend regionaal netwerk is vooronderzoek gedaan naar ‘open standaarden’. Deze vormen de basis voor inrichten van koppelvlakken van- en naar de datalaag van mboRijnland.

2. Creëren van goede fysieke en digitale leeromgevingen

We creëren fysieke en digitale leeromgevingen waarin studenten en docenten zich prettig, effectief en veilig kunnen bewegen. Ook kunnen docenten en studenten in learning labs inspiratie opdoen en experimenteren met onderwijsinnovatie. Deze fysieke en digitale leeromgevingen zijn goed benaderbaar en veilig.

Doelstellingen

Effectdoel IndicatorenNulmeting 2018Doel 2020Doel 2022
Toegenomen mate van tevredenheid en veiligheidsgevoel t.a.v. de fysieke leeromgeving.JOB/TOS monitor:

· Voel je je veilig op school?

· Ben je tevreden over de inrichting van de praktijklokalen?

· Ben je tevreden over de theorielokalen / leerwerkplekken?

· 3,9 (uit 5)

· 3,4 (uit 5)

· 3,3 (uit 5)

· 4 (uit 5)

· 3,5 (uit 5)

· 3,5 (uit 5)

· 4,1 (uit 5)

· 3,7 (uit 5)

· 3,7 (uit 5)

Stand van Zaken per 31 december 2019Verklaringen van eventuele afwijkingen
· Visievorming t.a.v. user experience gestart.

· Diverse user journeys in kaart gebracht en beschreven.

· Projecten gestart t.a.v. verbeteringen portaal, encryptie BYOD, veilig mailen en Multi Factor Authenticatie (MFA).

· Projectleider aangesteld voor project “Blended learning”(digitale leeromgeving en digitale onderwijsinnovatie). Planvorming gestart.

· Trekker voor learning community ‘blended learning’ geworven.

· Referentiebezoeken bij collega-instellingen gepland.

· Fysieke omgevingen Let’s Tango (t.b.v. CIV Smart Technology) te Zoetermeer, ICT Praktijk Academie te Gouda en Grey Valley (t.b.v. CIV Zorg & Welzijn) te Zoetermeer zijn ingericht en gefaciliteerd

2019 was vooral fase van oriëntatie, planvorming en opstart van een aantal projecten. In 2020 worden visies en plannen ten aanzien van ‘Blended learning’ en Learning Labs verder uitgewerkt en wordt de realisatie gestart.
Betrokkenheid docenten
· Workshops over metrolijn Onderwijs & UX zijn uitgevoerd. Deze zijn ook gebruikt om input te verkrijgen.

· Er zijn gesprekken gevoerd met individuele teams en docenten over wensen en eisen t.a.v. digitale leeromgeving.

· User journeys worden nog getoetst bij docenten.

· Voor digitale leeromgeving (project Blended learning) worden nog te werven I-coaches (maatregel 3) ingeschakeld.

Betrokkenheid studenten
· User journeys worden nog getoetst bij studenten.

· Wensen en eisen t.a.v. digitale leeromgeving worden opgehaald in realisatiefase (2020/2021)

Betrokkenheid bedrijfsleven
Niet van toepassing.

3. Voortdurende ontwikkeling van de docent

Hybride en gepersonaliseerd leren zijn ook voor de docent van wezenlijk belang. Niets is zo inspirerend als een blije docent die steeds met zijn tijd meegaat en goed is aangesloten op de praktijk. Om dat te bereiken streven we naar een werkrelatie die zich aanpast aan verschillende en veranderende eisen met individuele begeleiding, ontwikkelroutes en circulaire loopbanen. Dit bereiken we met de volgende samenhangende maatregelen voor alle docenten binnen mboRijnland: voortdurende algemene training op 21ste eeuw vaardigheden, gerichte trainingen via de mboRijnland academie en loopbaanontwikkeling waarin docenten ook buiten mboRijnland (praktijk)ervaring opdoen.

Doelstellingen

Effectdoel IndicatorenNulmeting 2018Doel 2020Doel 2022
Continue ontwikkeling van docent binnen netwerk.· Onderwijsteams stellen jaarlijks, als onderdeel van de teamplannen, een professionaliserings-plan op met focus op onder andere personaliseren, hybride leren en acteren in een lerend regionaal netwerk.

· Jaarlijkse meting in effectory onderzoek naar tevredenheid van medewerkers over de eigen professionalisering op onder andere personaliseren, hybride leren en acteren in een lerend regionaal netwerk

· 60% van de onderwijsteams heeft professionaliseringsplan met beschreven focus.

· Nulmeting in 2020

· 80% van de onderwijsteams heeft professionaliseringsplan met beschreven focus

· Groeiende tevredenheid over eigen professionalisering ten opzichte van vorig jaar (2021 t.o.v. 2020).

· 100% van de onderwijsteams heeft professionaliseringsplan met beschreven focus

· Groeiende tevredenheid over eigen professionalisering ten opzichte van vorig jaar (2022 t.o.v. 2021).

Stand van Zaken per 31 december 2019Verklaringen van evt. afwijkingen
2019 heeft in het teken gestaan van de start van implementatie van ontwikkelgesprekken in de college’s en diensten. Het doel van deze gesprekken is om sterkere verbindingen te maken tussen organisatie- team- en individuele doelen, de regie van ontwikkeling bij de medewerker zelf te leggen en ontwikkeling nadrukkelijker als gespreksonderwerp te agenderen. Gedurende het hele schooljaar zijn er presentaties over de ontwikkelgesprekken gegeven aan MT’s en aan teams en zijn teams aan de slag gegaan met het voeren van deze gesprekken.

Een ander instrument om ontwikkeling van organisatie en medewerkers te ondersteunen zijn de SPP-sessies (Srategische PersoneelsPlanning) in de MT’s van staven en colleges. Hiermee wordt vanuit strategisch oogpunt gekeken naar o.a.de gewenste kwaliteiten van medewerkers en is het ontwikkelpotentieel in kaart gebracht.

Gelijktijdig is het loopbaancentrum van start gegaan met het voeren van loopbaangesprekken en het formuleren van een visie en positionering. We merken dat de ‘blije mobiliteit’ nog maar mondjesmaat op gang komt. We spreken van blije mobiliteit als een medewerker zelf loopbaanregie neemt door stil te staan bij de eigen loopbaan, bij verleden, heden en gewenste toekomststap en zo nodig vervolgstappen neemt. Het aanbod zal verder worden uitgebreid om de aantrekkelijkheid van mobiliteit te vergroten.

De mboRijnland academie heeft een zichtbare plek ingenomen om dé plek te worden waar je vakmanschap ontdekt en ontwikkelt. Er is een visie ontwikkeld. Het aanbod is verder uitgebreid nav toegenomen vragen en de trainingen worden steeds beter bezocht.

We hebben een eerste verkenning gedaan om, daar waar regels vanuit de cao hybride docentschap in de weg staan, oplossingen te zoeken zodat uitwisseling met het werkveld kan toenemen.

In juli 2019 is er aanvullend met de commissie kwaliteitsagenda gesproken over aanvullende kpi’s omdat men de toename in professionalisering te moeilijk meetbaar vond. Afgesproken is dat we middels het medewerkersonderzoek gaan meten naar de beweging die medewerkers ervaren op het gebied van professionalisering en dat we gaan sturen op scholingsplannen waarin die professionalisering beschreven wordt.

Daarnaast hebben we geconstateerd onze mijlpaal te moeten heroverwegen, omdat we niet direct invloed kunnen uitoefenen op het percentage docenten dat buiten mboRijnland werkt. Tevens vraagt de overkoepelende maatregel ‘professionalisering’ een verdere uitwerking.

We merken dat professionalisering in de waan van de dag regelmatig onder druk komt te staan. Het ontwikkelen van een aantrekkelijk leerklimaat, zonder medewerkers te verplichten zich te ontwikkelen, blijft een vraagstuk en zal het komend jaar verdere uitwerking vragen.

Betrokkenheid docenten
We hebben actief onze docenten bevraagd in wat zij nodig hebben in hun professionele ontwikkeling. Samen met hen hebben we passende trainingen verzorgd. Tevens spreken we projectleiders van de diverse KA projecten om zodoende de rode draad uit de overkoepelende maatregel professionalisering te distilleren en te vertalen naar activiteiten.
Betrokkenheid studenten
Niet van toepassing.
Betrokkenheid bedrijfsleven
Met diverse scholen om ons hebben we de samenwerking gezocht om het hybride docentschap mogelijk te maken, onder andere door vacatures te bundelen.

4. Plaats onafhankelijke en gepersonaliseerde onderwijslogistiek

Het personaliseren van het onderwijs vraagt om een vraaggestuurde en plaatsonafhankelijke infrastructuur met self-service voor studenten en docenten. We willen een betrouwbare, plaatsonafhankelijke selfservice voor student en docent ontwikkelen. Ook willen we hulpmiddelen en voor onderwijs op afstand ontwikkelen. Daarnaast gaan we experimenteren met een roosterprogramma voor gepersonaliseerd onderwijs. Bovendien willen we studenten, docenten en externe relaties de mogelijkheid bieden om zelf ruimtes en leermateriaal te reserveren. Ook willen we een continue prognose kunnen doen van vraag en aanbod in het gepersonaliseerde onderwijs.

Doelstellingen

Effectdoel IndicatorenNulmeting 2018Doel 2020Doel 2022
Studenten/docent is eigenaar van zijn data.De student/ medewerker heeft zelf regie over zijn eigen studie en/of loopbaangegevens en volledig inzicht in zijn eigen dossier in een persoonlijke omgeving. Buiten verplichtingen voortkomend uit de vigerende wet, bepaalt alleen hij welke gegevens hij in zijn dossier verzamelt en met wie hij ze deelt. De gegevens zijn volgens strenge eisen beveiligd en tijdens uitwisseling met externe partners altijd versleuteld.Op dit moment is hier geen standaardoplossing voor.AFAS HR fase 2.· AFAS HR fase 3

· Osiris

· Xedule

· Ontwikkeling saMBO-ICT en EduMij wordt gevolgd, mogelijk wordt geparticipeerd in pilot wanneer deze beschikbaar komt. Idem voor medewerkersdossier.

Stand van Zaken per 31 december 2019
We zitten op planning.

Een enorme stap voorwaarts voor de logistiek en de ontwikkeling van onze projecten komt voort uit onze samenwerking met de dienst Informatie Management (IM), die vorig jaar het netwerk ‘metrolijnen’ heeft opgezet. Het netwerkt toont de samenhang tussen de projecten, waardoor je precies weet wat je aan een project moet doen en wanneer. Hoe het werkt, kwamen wij te weten op de derde donderdag in september.

Ander personeelsprogramma

We zijn van YouForce overgestapt naar Afas HR. Hierin staat alle informatie over personeelszaken, zoals werving en selectie, instroom, doorstroom, uitstroom en verzuim, evenals de salarisverwerking. Belangrijk is ook dat medewerkers overal en altijd hun gegevens kunnen inkijken en declaraties en verlof kunnen aanvragen.

Nieuwe aanmeldmodule

We hebben een nieuwe aanmeldmodule voor studenten ingevoerd: Portal+. Het is een makkelijke, eenvoudige en gebruiksvriendelijke applicatie, die veel meer mogelijkheden biedt voor de student. Aanmelden voor een opleiding is veel makkelijker dan voorheen. Bovendien scheelt het programma veel administratieve lasten.

Nieuw studentinformatiesysteem

In samenwerking met negen andere roc’s stappen wij over naar een ander studentinformatiesysteem: Osiris. In 2019 zijn we begonnen met de ontwikkeling van dit nieuwe informatiesysteem. De verwachting is dat we in de winter van 2020 het programma in gebruik kunnen nemen.

Nieuwe applicatie plannen en roosteren

Xedule is een nieuwe applicatie in het proces ‘plannen en roosteren’. We zijn gestart met een pilot met vier onderwijsteams Gezondheidszorg en de vavo-opleiding. De eerste resulaten lijken succesvol te zijjn. De roostermakers zijn er in ieder geval positief over. We gaan Xedule wordt dan ook ons nieuwe programma voor het plannen en roosteren van het onderwijs.

Betrokkenheid docenten
Bij de ontwikkeling van alle systemen en processen werken de collega’s van de verschillende diensten en Shared Service Centers nauw met elkaar samen. Daardoor kunnen we de processen beter stroomlijnen. Daardoor kun je betere afspraken met elkaar maken. De meerwaarde zit in het eenduidig organiseren. Tegelijk haal je veel verstoringen en miscommunicatie uit het proces. Verder hebben we themadagen georganiseerd en ontwikkelgesprekken met medewerkers.
Betrokkenheid studenten
We nemen de gegevens uit het tevredenheidsonderzoek onder studenten en de uitkomsten van de studentenpanels mee bij de ontwikkeling en implementatie van alle veranderingen. We moeten immers meebewegen met de vragen en wensen van studenten.
Betrokkenheid bedrijfsleven
In een samenwerking met negen andere roc’s heeft ertoe geleid dat wij van Eduarte zullen overstappen naar een nieuw studentinformatiesysteem, Osiris.